Le catalogage informatisé d'un document consiste en la saisie, plus ou moins détaillée, de ses données bibliographiques :

Pour un livre, il s'agit des données suivantes : ISBN, titre principal, auteur principal, éditeur, année d'édition, collection, nombre de pages, complétés, le cas échéant, du titre et du numéro de partie, des auteurs secondaires (illustrateur...), du résumé, etc.

Le catalogage des documentaires comprend en outre :

• une indexation matière, c'est-à-dire la saisie de mots-clés qui permettront ensuite une recherche par sujet.
• une indexation numérique ; la Dewey est la plus courante en bibliothèque publique ;

L'ensemble de ces données constitue la notice bibliographique du document.

Les notices peuvent être créées manuellement mais il existe un moyen plus rapide :

La récupération de notices :

La Bibliothèque nationale de France ou le site Moccam-en-ligne proposent gratuitement aux bibliothèques publiques de télécharger les notices de leur choix et les intégrer dans leur base. Cela représente un gain de temps substantiel dans le travail de bibliothécaire.

Ensuite, à chaque notice bibliographique est rattaché au moins 1 exemplaire.