L'exemplarisation d'un document consiste en la saisie des caractéristiques spécifiques à l'exemplaire possédé par la bibliothèque.

Non normalisée, la fiche exemplaire diffère d'un logiciel à l'autre par le nombre de zones qu'elle contient et l'intitulé de ces zones.

Elle comprend généralement les zones suivantes :

• n° d'inventaire du document (c'est son code à barres)
• site (utile pour les intercommunalités notamment)
• cote
• support ou type (livre, revue, CD...)
• section (adulte, jeunesse)
• catégorie (documentaire, fiction...)
• situation ou état (disponible, sorti, réservé, en réparation...)
• type de prêt (prêt normal, prêt spécial, exclu du prêt)
• noms de l'emprunteur actuel et du dernier emprunteur, date du dernier emprunt.

A chaque document correspond une fiche exemplaire.

La grille d'exemplarisation proposée par la MDA

Afin d'harmoniser les pratiques aveyronnaises et pour simplifier les échanges de données, la MDA propose aux bibliothèques qui s'informatisent ou se ré-informatisent une grille d'exemplarisation standard, calquée sur les données d'exemplaire qu'elle utilise.

Données d'exemplaire - Grille commune pour toutes les bibliothèques aveyronnaises